Annuaire association

Supprimer toutes les publicités avec l'asso-pack + ?
Commander !

AG 2011

PROCES VERBAL DE L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

ASSOCIATION YAKAR MBAAN

 

Date :samedi 5 février 2011 à 14h

 

Lieu :siège de l’association, 46 rue de Paris à Champs sur Marne (Bâtiment B – Interphone 8)

 

Heure début : 14H15

 

1 - Emargement de la feuille de présence et mise à jour des cotisations 2011

 

Membres présents et qui ont renouvelé leur cotisation pour l’année 2011 :

CHEVILLON Stéphanie

DUCHAUFFOUR CLIDIERE Claire

OLAGNON Catherine

OLAGNON Christine

HUNEAU Nicole

 

Membres absents mais représentés par pouvoir et cotisation pour l’année 2011 :

TRESMONTANT Marie

BOITEUX brigitte

BERGE Martine

SION Francine

EULEUCH Jihène

CHEVILLON Eliane

 

Personnes invitées présentes en tant que bénévoles actifs non cotisants

CHEVILLON Marie Dominique

GARDERE Sylvie

GARDERE Madeline

FEURTE Catherine

 

2 - Désignation du secrétaire et du président de l’assemblée

 

  • Président : Stéphanie CHEVILLON
  • Secrétaire : Marie Dominique CHEVILLON

 

3 - Lecture du rapport d’activité, rapport moral par Stéphanie Chevillon

 

  • Commentaires et/ou questions pendant la lecture :

 

Le problème de la démission de Catherine Lebon en septembre 2010 a été expliqué ainsi que la mise en place des remplaçantes et du relais.

 

4 – Lecture du rapport financier par Christine Olagnon et Marie Dominique Chevillon

 

  • Commentaires et/ou questions pendant la lecture :

 

Les comptes sont clairs et justes.

Explications données sur la mise en place de la comptabilité telle qu’elle sera tenue par Christine Olagnon et Marie Dominique Chevillon sur Ciel Compta.

Explications données sur l’utilisation du livret A qui a été sous exploité en 2010. Exemple a été donné de transférer l’argent sur le livret entre juin et septembre avec les renouvèlements des parrainages en attendant la rentrée scolaire et en tenant compte des dates de calculs des intérêts. Il n’y aura pas souvent beaucoup d’argent que ce compte mais il faut tenter de l’optimiser.

Le rapport financier a montré que les « frais de fonctionnement » représentent environ 4.5% des dépenses, ce qui signifie que les frais de timbres, cartouches d’encre, essence pour les déplacements, papier pour imprimer les leaflets, fournitures pour la fabrication des objets pour Noël etc …sont financer en grande partie avec les fonds personnels des membres. Il est précisé que les membres pourraient se faire rembourser plus de dépenses contre justificatifs même si ceux-ci pensent que l’argent récolté est destiné avant tout au village de Koutal.

 

5 - Approbation des rapports

  • Nb de personnes qui approuvent parmi les membres : 11/11
  • Nb de personne qui  n’approuvent pas parmi les membres : 0
  • Raisons de  la désapprobation : RAS

 

6 – Consécutivement au point 5,  choix des projets à financer à Koutal pour l’année 2011. Les projets suivants seront proposés :

 

  •  - agrandissement de l’école maternelle

 

Actuellement 3 cases rondes pour accueillir environ 100 enfants. 4 institutrices + 2 assistantes maternelles + 1 directeur

L’agrandissement permettrait d’alléger les effectifs de la petite section entre autre.

La construction d’un préau permettrait de faire des activités d’éveil et physiques à l’ombre. Actuellement pas d’ombre du tout dans la cour.

 

Votes pour : 11 /11.

Votes contre : 0 /11

Sans avis : 0 /11

 

  • - construction d’une crèche / jardin d’enfants

 

Une crèche dans le village permettrait aux mamans de travailler donc d’avoir des revenus.

Conséquences :

  • Possibilité de mieux nourrir la famille
  • Possibilité de scolariser leurs enfants sans parrainage
  • Création de 2 à 3 emplois pour les femmes responsables de la crèche

Fonctionnement :

  • Un cadre doit être défini avec les femmes responsables de la crèche (horaires d’ouverture, jours d’ouverture, salaire)
  • Un cadre doit être défini avec les femmes qui confieront leurs enfants (régularité, horaires, combien d’enfants par famille, cotisation pour le fonctionnement de la crèche)

Financement :

  • Demande de subvention entre autre à la fondation GDF Suez
  • Participation de Yakar Mbaan possible à hauteur de 2500€ / 9500€

 

Nous pensons que ce projet aboutira début 2012 et que l’année 2011 doit permettre de récolter les fonds nécessaires.

Le cadre de fonctionnement sera établi lors de la prochaine mission au Sénégal de Stéphanie Chevillon en juin 2011.

 

Votes pour : 11 /11.

Votes contre : 0 /11.

Sans avis : 0/11

 

  •  - micro crédit pour les femmes et / ou les jeunes personnes

 

Ce projet n’est pas retenu pour les raisons suivantes :

  • Difficile de contrôler les remboursements à distance
  • Durée de remboursement trop longue : 2 à 3 ans
  • Demandes de prêt pour des boutiques. Quel intérêt ? concurrence ? sécurité ?

 

Votes pour : 0 /11

Votes contre : 9 /11

Sans avis : 2 /11

 

  •  - scolarisation d’enfants par Yakar Mbaan en plus des parrainages individuels

 

Il faut fidéliser les parrains et marraines existant, en chercher de nouveaux en sensibilisant les gens sur l’intérêt d’un engagement sur du moyen ou long terme et offrir la possibilité à d’autres personnes de faire des dons pour la scolarité des enfants de manière anonyme et sans attribution d’enfant en particulier.

Yakar Mbaan doit garder une « réserve » d’environ 10/15 parrainages sur  le compte en cas de désistement de parrains et marraines à chaque rentrée scolaire.

 

Votes pour : 11 / 11

Votes contre : 0 /11

Sans avis : 0 / 11

 

  •  - Parrainages existants et suivi du dossier

 

Dossier suivi par Claire Duchauffour et Stéphanie Chevillon. Voir point 6.4

 

  •  - financement des engrais pour les agriculteurs

 

Demande faite par le GIE pour l’hivernage 2011 : 40 sacs

Le point sera fait en juin pendant la mission de Stéphanie Chevillon au Sénégal sur la quantité de sacs d’engrais à financer pour l’hivernage 2011.

Au 15/01/11 tous les agriculteurs qui avaient bénéficié d’engrais en 2010 ont reversé une partie du bénéfice des ventes de leurs récoltes sur le compte du GIE des agriculteurs, comme convenu dans la Charte qui régit le GIE.

 

Votes pour : 11 / 11

Votes contre : 0 /11

Sans avis : 0 /11

 

  •  - Questions diverses

La fondation « amis du Sénégal » a annoncé fin 2010 qu’elle reconduirait sa subvention de 7500€ pour la construction de deux cases en 2011.

Les toilettes (300€ par case) ne sont pas comprises dans le budget de 7500€ mais c’est la société Earth Works limited qui les financera au titre de « partenaire » de Yakar Mbaan pour la reconstruction du village de Koutal Malick Ndiaye.

 

VOTE FINAL des projets à financer. Les projets suivants sont retenus :

 

Projet n° 1 : construction de la crèche

Projet n° 2 : agrandissement de la maternelle

Parallèlement : aide à la scolarisation et aide à la nutrition via l’agriculture

Compte tenu de la précarité, du climat et de tous aléas qui peuvent survenir tout au long de l’année dans le village, Yakar Mbaan peut intervenir en cas de demande urgente de soutien autre que dans le cadre des projets votés.

 

7 – Consécutivement au point 6, choix et mise en place des actions à mener en France pour l’année 2011 :

 

  • - brocantes 

 

Les brocantes représentent une grande partie de nos revenus. A noter que dans la plupart des cas, les stands sont offerts par les membres ou les bénévoles ou des proches.

Dates,  lieux retenus et personnes volontaires pour tenir les stands

8 mai 2011    Santeny (94)           Catherine Feurte et Stéphanie Chevillon

15 mai 2011Pontcarré (77)          Catherine Feurte et Catherine Olagnon

19 juin 2011Champs (77)            Claire et ? (à organiser)

Pour les brocantes d’automne, il a été décidé de refaire un point après l’été.

 

Pour alléger le stock et se débarrasser de ce qui ne se vend pas sur les brocantes, un tri va être fait par Stéphanie et Claire et les affaires triées seront mises en dépôt vente par Marie Dominique.

 

Votes pour : 11 / 11

Votes contre : 0 / 11

Sans avis : 0 / 11

 

  •  - marchés de Noel 

 

Comme pour les brocantes, il faut maintenir voire développer les ventes pour les fêtes de fin d’année.

Lieux retenus :

Draveil (91)   date et personnes volontaires à définir

Pontcarré (77) date et personnes volontaires à définir. Il serait question de ne participer que le samedi car le dimanche le marché est peu fréquenté. Voir si la mairie sera d’accord.

 

Un tri du stock va être fait par Catherine F, Catherine O et Stéphanie pour rafraichir ce qui doit l’être, améliorer ce qui ne s’est pas vendu et éliminer ce qui est trop ancien.

Si de nouveaux objets doivent être fabriqués, il faut commencer dès le printemps, au plus tard cet été en ciblant uniquement des objets dont nous connaissons le succès (cadres photos, mosaïques, patchwork)

 

Votes pour : 11 / 11

Votes contre : 0 / 11

Sans avis : 0 / 11

 

  •  - ventes sur marchés artisanaux

 

Délais trop court pour le printemps 2011. Nous répondrons aux demandes ponctuelles et aux commandes passées (ex : chausson en feutrine) uniquement. Il faut se décaler d’une saison pour les fabrications pour faire du stock sans précipitation.

Votes pour : 11 / 11

Votes contre : 0 / 11

Sans avis : 0 / 11

 

  •  - ventes en comité d’entreprise et/ou restaurants interentreprises

 

Pour la fin d’année, nous allons organiser des ventes auprès de comité d’entreprises et/ou restaurants inter entreprises.

Lieux retenus (contacts à prendre pour inscription le plus rapidement possible)

  • Centre médical de Forcilles (77)=> contact à prendre par Marie Dominqiue
  • Restaurant inter entreprises de la ZI des Chanoux (93 Neuilly sur Marne) => contact à prendre par Bernard Chevillon
  • CE Air France Roissy CDG (95) => contact déjà pris par Anne
  • Nestlé Noisiel (77)  => contact à prendre par Claire

 

Il faut que ces ventes aient lieu en novembre pour se caler sur les magasins de décoration qui mettent en rayon les décorations de Noël de plus en plus tôt.

 

Votes pour : 11 / 11

Votes contre : 0 / 11

Sans avis : 0 / 11

 

  •  - ventes de fleurs

 

Bonne source de revenus. Comparativement aux brocantes, le résultat demande moins de travail même si le tri des fleurs à la livraison demande du temps.

Il a été décidé :

  • De reconduire les ventes d’automne et de printemps en essayant d’élargir le cercle de personnes à qui les catalogues sont distribués
  • De tenter une première vente de chocolats pour Pâques (échantillon si possible pour tester la qualité)

 

Catherine Olagnon se charge entièrement de ces opérations.

 

Votes pour : 11 / 11

Votes contre : 0 / 11

Sans avis : 0 / 11

 

  •  - demandes de subventions

 

  • Auprès de quels organismes ?

 

  • GDF Suez pour la crèche
  • DEL pour la maternelle
  • Fondation de l’Abbé Pierre pour des cases

 

  • Qui montent les dossiers ?

Catherine Olagnon et Stéphanie Chevillon

 

  • Quand ?

Courant du mois de Mars 2011

 

  • Autres questions : part de financement de Yakar Mbaan ?

Yakar Mbaan s’engage à apporter 2500€ sur les 9500€ demandés pour la crèche.

 

A noter que la reconduction de la subvention de la fondation « Amis du Sénégal », sous l’égide de la Fondation de France et le financement à 100% de la bibliothèque par Yakar Mbaan donnent une forte crédibilité à Yakar Mbaan vis-à-vis des organismes sollicités.

 

Votes pour : 11 / 11

Votes contre : 0 / 11

Sans avis : 0 / 11

 

8 – Financement de la mission annuelle à Koutal par Yakar Mbaan. La proposition suivante est faite :

8.1- financement de la mission annuelle à hauteur du montant des cotisations annuelles

 

Jusqu’à présent les missions annuelles au Sénégal ont été entièrement financées par les fonds personnels de Stéphanie Chevillon (billet d’avion, hébergement, déplacements, nourriture).

L’ensemble des personnes présentes sont d’accord pour que cette mission, quelle que soit la ou les personnes concernées, soit financée à hauteur du montant des cotisations annuelles.

Il ne s’agit pas d’attribuer les cotisations à la mission mais de fixer un montant dont les limites sont définies par la somme des cotisations annuelles.

Pour 2011 : 11 x 30€ = 330€

En 2011 Yakar Mbaan investira en plus dans une tente de camping (environ 60€) afin de pouvoir dormir dans le village, et que Stéphanie laissera ensuite à Koutal pour les prochaines missions.

 

Votes pour : 11 / 11

Votes contre : 0 / 11

Sans avis : 0 / 11

 

9- Questions diverses

 

  • Montant de la cotisation : pourquoi ne pas proposer plusieurs montants de cotisations ? 30€ pour les membres actifs qui souhaitent s’investir dans les actions de terrain et par exemple 10€ pour les personnes qui souhaitent soutenir Yakar Mbaan sans s’investir dans son fonctionnement.

A revoir pour 2012, en parler d’ici là pour avoir un retour sur l’idée.

 

  • Envoi du matériel scolaire stocké par la mairie de Pontcarré : un transporteur est prêt à faire partir un conteneur mais il manque l’attestation du gouvernement sénégalais précisant que le matériel sera libre de droit et taxe à l’arrivée à Dakar. Stéphanie se charge d’insister auprès des contacts locaux (député, ministre de l’éducation nationale).

En attendant il faut trouver d’urgence un lieu de stockage pour dégager les entrepôts de la mairie de Pontcarré + dégager les caves et box des membres qui ont récupéré des livres.

 

10– Clôture de l’assemblée

Tous les points ayant été évoqués et votés, l’assemblée générale ordinaire 2011 est levée à 17h40